Casos de estudio
Caso de estudio de e-learning en el Senado de la Nación Argentina

Con el objetivo de capacitar a 3.500 empleados y satisfacer las demandas de capacitación de las legislaturas provinciales, el Honorable Senado de la Nación de la República Argentina a través de su Centro de Capacitación (CECAP), impulsa una interesante iniciativa de capacitación virtual.

 

A través del Programa de Fortalecimiento Institucional - Préstamo BID se firmaron dos contratos: uno con vigencia entre septiembre y diciembre de 2007, durante la gestión de Daniel Scioli como presidente del Senado y el otro se firmó en el año 2009 durante la gestión de Julio Cobos como titular del organismo.

 

El proyecto impacta directamente en las dos áreas en las que está dividido el Senado de la Nación: el área administrativa responsable de llevar adelante todas las gestiones generales de funcionamiento del organismo y el área parlamentaria que atiende todo lo vinculado con la gestión de leyes y sus respectivos circuitos.

 

“En la actualidad los cursos se ofrecen en forma proactiva y como no hay una reglamentación que obligue a realizarlos, el nivel de impacto inicial es bajo, aunque la perspectiva es que el objetivo se cumpla en los próximos 2 años, aproximadamente”, señala la especialista Silvia Pérez Sisay, proveedora desde 2007 de los servicios de consultoría para el proyecto de Educación a Distancia del senado nacional.

 

La iniciativa comenzó con 3 aulas alojadas en una plataforma de código abierto prestada a través de un acuerdo con el Instituto Nacional de la Administración Pública (INAP). Este año el equipo del CECAP realizó el curso de “Formación de equipos e-learning 2.0” con la finalidad de obtener todas las herramientas pedagógicas y técnicas para la elaboración y puesta en marcha de cursos e-learning como también implementar la instalación, utilización y gestión de la plataforma Moodle. De esta manera se instaló con todo éxito, a modo de prueba, una plataforma Moodle propia con el soporte técnico del INAP y la colaboración de la dirección de informática del Senado.

 

“El desafío más interesante que tuvimos fue desarrollar un proyecto que diera como resultado la instalación de capacidad técnica de llevar adelante en el futuro todas las acciones, sin depender de proveedores externos”, comentó Pérez Sisay. “Para ello se constituyó un equipo de desarrollo y diseño interno, con la capacidad de crear internamente los cursos que sean requeridos por el organismo”, precisó la experta.

 

Actualmente el proyecto cuenta con dos cursos vinculados a la Redacción Administrativa (indispensable para mejorar el trabajo dentro del organismo) y la Gestión Parlamentaria, con tutorías por parte del personal especializado del CECAP, con inclusión de diversos recursos y explicaciones, y acompañamiento a partir de foros y espacios de intercambio de ejercicios y experiencias.

 

Para la experta, lo más gratificante del proyecto fue constatar la marcha del mismo en un marco que a priori parecía imposible, “lo cual refiere a un trabajo serio, un equipo integrado y una líder de proyecto (María Laura Palomeque), que ha demostrado el valor de seguir adelante, a pesar de las múltiples trabas que se han presentado”, puntualizó.

 

Desafíos del proyecto

1. Formativos
• Redacción Administrativa Nivel II
• Redacción protocolar (Terminado, implementación abril/2012)
• Redacción de informes
• Atención al público
• Uso del manual de estilo aprobado por la Cámara de Diputados y Senadores
• Introducción a la Técnica Legislativa (Terminado, prueba piloto marzo/2012)
• Relaciones del Poder Legislativo con los Poderes Ejecutivo y Judicial
• Curso de taquigrafía
2. Tecnológicos
• Aumentar el uso de las TIC e incentivar su uso a nivel institucional
• Distribución equitativa del equipamiento informático para toda la institución.
• Provisión de un servidor para migrar a un equipo nuevo la plataforma Moodle, instalada a modo de prueba en el Senado.
3. Organizacionales
• Continuidad del proyecto en el tiempo
• Lograr Acuerdos con diferentes sectores
• Contar con recursos para su desarrollo

 

Logros del proyecto:
• Formar una comunidad de práctica.
• Armar el equipo de capacitación e-learning.
• Incorporar  la plataforma Moodle en el Senado.
• Utilizar el recurso de las TIC.
• Triplicar la matrícula en los cursos.
• Inaugurar un aula de informática.
• Dictar el curso «Redacción Administrativa».
• Dictar el curso «Gestión Parlamentaria».
• Dictar cursos de informática para el personal con discapacidad.
• Aprobar con desempeño destacado el curso «Programa de formación de equipos e.learning 2.0» (INAP).
• Certificar calidad en el «Armado, publicación y logística de la oferta de capacitación» ISO 9001/2008.

Consultada sobre las circunstancias más difíciles de superar, Pérez Sisay apuntó que “el temor al cambio y la propia cultura del organismo hace que, muchas veces, sea difícil lograr resultados positivos. Sin embargo, la paciencia y el trabajo serio y planificado, hoy muestran una realidad que ha cambiado completamente, no solo el marco del CECAP, sino de todo el senado completo. El nivel de integración con otros organismos, junto a pedidos explícitos de integración de la modalidad, muestra cómo se pueden superar los obstáculos”, advirtió.

 

Debilidades del proyecto en sus comienzos
• Resistencia del equipo del CECAP.
• Falta de recursos informáticos y de la plataforma virtual.
• Falta de capacitación en la modalidad a distancia.

 

Fortalezas del proyecto
• Oferta de Cursos a distancia de  la Fundación CEDDET.
• Asesoramiento del INAP.
• Contratación de consultora externa.

 

Al referirse a las medidas que sugeriría a un organismo gubernamental para que un proceso de e e-learning se efectué con éxito, Silvia Pérez Sisay, destacó la posibilidad de conocer la cultura de cada organización, como la piedra fundamental de construcción de nuevos escenarios.

 

“Muchas veces se considera que ‘romper’ tradiciones o costumbres se puede hacer desde el desconocimiento de la cultura anterior, pero esto puede llevar al fracaso rotundo del proyecto. Acompañar el proceso de conocimiento del organismo lleva a que cada uno pueda conocer el impacto del cambio y planificar mejor la estrategia”, expresó.
 

“Otro ítem importante es detectar a los ‘sintetizadores del cambio’; es decir, aquellas personas que siendo parte del organismo, pueden tener una visión más allá de la tradición y ayudar a construir escenarios futuros, desde el deseo”, agregó la especialista, para luego indicar que “quizá un factor no sencillo de desarrollar, pero indispensable de detectar, es la pasión por hacer la cosas bien. Aún en entornos difíciles, la pasión lleva a encontrar los ‘intersticios’ institucionales que motorizan el cambio”.

 

Como recomendaciones para la implementación de un proyecto de e-learning en un organismo público Silvia Pérez Sisay sugiere cuatro puntos fundamentales:

1. Planificar un proyecto de mediano plazo. Los contratos en el sector público (en Argentina) suelen ser de 4 a 6 meses, en cuyo caso es imposible pautar un plan de trabajo efectivo. Este tipo de contrato atenta contra la efectividad del cambio y hace imposible una implementación efectiva, ya que planificar la implementación de un proyecto de e-learning lleva al menos 1 año de trabajo para lograr un resultado efectivo.

2. Paciencia. Es necesario saber que procesar un cambio que impacta en tantas personas, requiere de tiempo, pero sobre todo de paciencia para saber hacia dónde hay que avanzar, dónde detenerse y, sobre todo, dónde encontrar los puntos de apoyo del proyecto. En este caso, el apoyo del INAP, la voluntad férrea de María Laura Palomeque, como líder de proyecto, y el lograr un interlocutor autorizado en el área de sistemas, fueron llaves para lograr el resultado actual.

3. Formación de un equipo interno. Muchas veces se proponen esquemas de contratación con una alta intervención de consultores externos. Esto lleva a un fracaso en el tiempo, teniendo en cuenta que un buen proyecto de e-learning lleva entre 1 y 2 años para consolidarse. El depender de equipos externos lleva a que, muchas veces, no es factible contratarlos (por cuestiones de marco político o económico- financiero). Esto hace que se quede en un stan by muy perjudicial para un proceso de cambio efectivo. Es por esto que recomiendo contratar a profesionales o consultoras que apoyen el proceso de desarrollo interno. Desde esta perspectiva, cualquier instancia de requerimiento de desarrollo futuro lo puede hacer el propio equipo, sin depender del entorno y siguiendo las reglas propias.

4. Ponderar el plazo de resultados. Un proyecto de e-learning tiene un inicio que implica una serie de actividades y desarrollo que muchas veces no es transparente para todo el organismo, sino que refieren la consolidación del equipo interno. En general, durante el primer año, el nivel de resultado parece pobre, a la luz de la cantidad de personas impactadas realmente. Sucede que si los pasos que se dieron fueron claros y planificados, en el lapso de 2 años es cuando se comienza a ver el resultado y aparecen "los grandes números". Ahí es cuando las personas comienzan a conocer la modalidad, suelen recomendarse los cursos, y el e-learning pasa a ser una opción válida.

 

Se trata de romper no solo barreras tecnológicas (muy fuertes en muchos ámbitos), sino también barreras reglamentarias y contextuales. El hacer capacitación a distancia trae como novedad una elasticidad del uso del tiempo y el espacio, que son muy disruptivos en entornos mediatizados por el "deber ser", muchas veces marcados por las organizaciones sindicales o los reglamentos internos.

 

En este sentido, el demostrar que se pueden hacer procesos de formación como apoyo a la gestión del trabajo y, en un marco más "elástico", en el uso de tiempo y el espacio, es todo un desafío que lleva tiempo y un proceso de convencimiento y muestra de resultados.

 

“Los resultados de alto impacto se logran recién sobre el final del segundo o tercer año. Un proceso que puede variar, si el organismo tiene deseos y recursos para impactar fuertemente a toda la organización. Aunque este impacto pueda ser fuerte, nunca habrá un proceso exitoso en menos de 2 años”, agregó Silvia Pérez Sisay.