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 En la voluntad de acercar a nuestros lectores diversas herramientas para su evaluación y análisis, desglosamos características y funcionalidades de una solución de código abierto muy difundida en los sectores gobierno y corporativo.
Alfresco es un sistema de gestión de contenidos empresariales de código abierto desarrollado por un equipo proveniente de Documentum®, Vignette® e Interwoven®, con más de 1.700 clientes en todo el mundo, conformados por un 70% de empresas y un 25% de organismos de administración pública, con un porcentaje menor de entidades financieras y medios de comunicación. Entre ellos se encuentran firmas como Home Depot, Endo Pharmaceuticals, Michelin y The National Health Service.
"Alfresco ha aprovechado con éxito el modelo de código abierto de distribución para convertirse en una fuerza perturbadora en el espacio de gestión de contenidos", afirma Robin Vasallo, director general de Mayfield Fund. "La fuerza de Alfresco es la base sólida de un negocio escalable a nivel mundial - con clientes de primer orden y socios comprometidos en todo el mundo, que ahora se están aprovechando de esa base para impulsar la innovación en la nube y en el terreno de la gestión de contenidos sociales".
Alfresco ofrece una plataforma de gestión de contenidos centrada en:
• Bajo coste: suscripción anual de código abierto a bajo coste con un mínimo de inversión por adelantado.
• Simplicidad: despliegue rápido para ofrecer un valor empresarial inmediato y agilizar el desarrollo de la aplicación a través de componentes preintegrados y scripts ligeros.
• Elección costes totales de propiedad (TCO) inferiores gracias a la reutilización del hardware, el software y las capacidades existentes. La compatibilidad con código abierto y normas abiertas supone no depender de plataformas o formatos de archivo propietarios.
Según destacan sus impulsores, Alfresco ha desestabilizado notablemente el mundo de los sistemas Enterprise Content Management (ECM) propietarios con una alternativa de código abierto de bajo coste.
Entre sus clientes se destacan:
- Administración Pública y organizaciones: Agencia Española de Protección de Datos Administración Pública, Agència Tributària de Catalunya Administración, Aguas de Barcelona Servicios Públicos, Ayuntamiento de Alicante Administración Pública, Ayuntamiento de Bilbao Administración Pública, Ayuntamiento de Calvià, Ayuntamiento de Zaragoza Administración Pública, Centre de Seguretat de la Informació de Catalunya, Centro Andaluz de Innovación y Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Asociación Cluster TIC de Asturias Tecnología, Cámaras de Comercio, Industria y Navegación de España Administración Pública, Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo, entre otras entidades públicas españolas a las que se suma la Oficina de Registro de las Marcas, Dibujos y Modelos de la Unión Europea.
- Empresas: Barceló Viajes Turismo, Caixa Andorrana de Seguretat Social, Domecq Wines Alimentación, Eulen Servicios, Gadisa Distribución, Grupo Prim Industria, Hijos Rivera, ICA Informatica y Comunicaciones Avanzadas, IDOM, Italfarmaco Farma, INITEC Energía, Kern Pharma, Recipharm Parets Farma, TeleCable Telecomunicaciones y Telemadrid Media, entre otras.
- Universidades: Universidad de Navarra Educación, Universitat Oberta de Catalunya Educación, Universitat Rovira i Virgili Educación.
En el presente informe analizamos los siguientes productos de Alfresco:
1. Plataforma de contenidos: una plataforma Java de código abierto, que incluye funcionalidad de DM, WCM y colaboración "out-of-the-box", con un rápido desarrollo personalizado a través de APIs RESTful, y estándares abiertos como CMIS o JSR 168.
2. Web Content Management: solución integral de código abierto para el marketing en línea y la gestión de contenidos Web a escala empresarial.
3. Share: plataforma moderna basada en la Web para la colaboración y la gestión social de contenidos.
1. Plataforma de contenidos
La plataforma de contenidos de Alfresco es una plataforma Java de código abierto, que incluye funcionalidad de DM, WCM y colaboración "out-of-the-box" (lista para el uso), con un rápido desarrollo personalizado a través de APIs RESTful, y estándares abiertos como CMIS o JSR 168.
Funcionalidades para arquitectos
• Repositorio unificado único de contenidos Java más escalable. Arquitectura agrupada, federada o replicada altamente disponible. Servicios de representación y despliegue. Arquitectura para servicios enchufables como, por ejemplo, nuevos motores de transformación para vídeo.
• Las nuevas funciones multi-tenancy (MT) permiten que la ECM de Alfresco se configure como un entorno de instancia única multi inquilino. Esto permite que varios inquilinos independientes estén alojados en una misma instancia, la cual puede instalarse o bien en un único servidor, o en un clúster de servidores. La instancia de Alfresco presenta una partición lógica, de modo que cada uno de los inquilinos tendrá la impresión de acceder a una instancia completamente separada de Alfresco.
• Compatibilidad con estándares: estándares API de gestión de contenidos: CMIS con enlace REST o Web Services, JSR 170, WebDAV, CIFS, FTP, ODF, OpenSearch. Estándares: RSS, Atom, JSON, JSR 168.
Funcionalidades para desarrolladores
• Desarrollo de programas ligeros: configuración rápida de aplicaciones a partir de componentes preintegrados, utilizando scripts ligeros para desarrollar nuevos componentes reutilizables en JavaScript, PHP y FreeMarker.
• Servicios de flujo de trabajo. Revisión/aprobación y servicios ad-hoc. Integración jBPM: soporte de flujo de trabajo completo.
• Servicios de reglas y aspectos. Crea reglas de contenidos en una carpeta tan fácilmente como si creara reglas de e-mail.
• Servicios de contenidos. Servicios de biblioteca - acceso/salida; control de versiones anteriores o posteriores. Servicios de auditoría: quién creó, quién actualizó, cuándo creó, cuándo actualizó, cuando leyó, cuando inició sesión. Servicios de búsqueda: búsqueda de metadatos combinados, contenidos, ubicación, tipo de objeto y etiquetas. Compatibilidad con OpenSearch. Servicios de transformación: motor ampliable con un gran número de transformaciones integradas, que van desde Office a PDF o Flash. Servicios de imágenes en miniatura: imágenes en miniatura para el contenido de la primera página. Modelado de contenido: cree nuevos tipos de contenido sin la sobrecarga de la herencia.
• Servicios de colaboración. Servicios basados en REST: sitios, personas, invitaciones, actividades, preferencias, foros, blogs y comentarios. Servicios de actividad: fuentes de actividad relativas a “quién, qué, cuándo y dónde” de servicios de repositorio – contenido nuevo o editado, comentarios, nuevos miembros de equipo, fechas clave.
Funcionalidades para administradores
• Elección de hardware, sistema operativo, base de datos, servidor de aplicación, servidor Web, balance de carga, portal, navegador, Office. Descarga e instalación sencillas. Cliente de huella cero.
• Seguridad y gestión de usuario con usuarios, grupos y roles. Seguridad a nivel del documento. Inicio de sesión único (SSO) a través de NTLM o LDAP.
2. Web Content Management
Solución integral de código abierto para el marketing en línea y la gestión de contenidos Web a escala empresarial.
Funcionalidades para marketing
• Alfresco Web Editor. Modifica y crea contenidos directamente en la aplicación Web sin tener que entender el modo en que se guarda el contenido.
• Entorno de colaboración. Gracias a las posibilidades de colaboración social avanzadas de Alfresco Share, es posible trabajar con equipos virtuales distribuidos a escala mundial.
• "Office-to-Web”. Las herramientas de transformación convierten automáticamente archivos de Office en formatos listos para su publicación en la Web, prescindiendo de los procedimientos de conversión manual.
• Interfaz opcional. Los usuarios pueden elegir entre varias interfaces distintas para crear y actualizar el contenido Web.
• Actualizaciones desde el escritorio. Permite que el usuario "instale" Alfresco como una unidad de red compartida. Los usuarios pueden seguir utilizando las herramientas presentes en el escritorio y sólo tienen que arrastrar y soltar elementos para subir contenido nuevo sin la necesidad de realizar descargas ni usar plugins.
• Actualizaciones desde Microsoft Office. Mediante el protocolo de Microsoft SharePoint, los usuarios pueden subir y modificar contenido Web sin problemas desde las herramientas estándar de Office.
• Proceso empresarial. Soporte a los procesos empresariales que controla el modo de gestión de contenido nuevo mediante un proceso de revisión y aprobación con objeto de garantizar que se publique la información correcta en el momento adecuado.
• Creación de sitios. Capacidad de crear sitios nuevos rápidamente, o micrositios, para soportar campañas de marketing o iniciativas empresariales nuevas.
Funcionalidades para desarrolladores
• Basado en normas. Fundamentado en las herramientas de desarrollo estándar del sector (Java, Spring, Java Script, Freemarker, XMLT, etc.), permite que los desarrolladores saquen provecho de los conjuntos de capacidades existentes.
• Soporte de scripts. Un entorno de programación ligera acelera el desarrollo de la aplicación sin la necesidad de reanudar la misma.
• Tiempo de ejecución dinámico de CMIS. Proporciona una plataforma estándar del sector que garantiza el éxito futuro de la inversión de desarrollo y elimina la relación con el vendedor.
• Código abierto. Ofrece una plataforma de desarrollo escalable que puede bajarse con rapidez y ampliarse fácilmente para satisfacer las necesidades empresariales.
• Reutilización del contenido. Los servicios de transformación pueden readaptar el contenido suministrándolo a través de multitud de canales –Web, teléfonos inteligentes, tablets, etc.
Funcionalidades para TI
• Implementación a distintos capas. Entornos de edición de textos y entrega para satisfacer los requisitos de seguridad, redundancia y escalabilidad de la empresa. Servicios de despliegue y transferencia: publicación sencilla de contenido entre varios entornos.
• Flexibilidad y escalabilidad. Añada más características de Alfresco a medida que cambien sus necesidades. Mediante el agrupamiento de repositorios, el despliegue flexible y los servicios de transferencia, los arquitectos pueden definir y construir infraestructuras Web que pueden escalar para satisfacer las demandas empresariales futuras.
• Soporte integral CMIS. Proporciona la interoperabilidad de repositorios, reduce la dependencia del vendedor y simplifica la migración de contenido.
3. Share
Plataforma moderna basada en la Web para la colaboración y la gestión social de contenidos.
Funcionalidades para usuarios
• Fuentes RSS proactivas que mantienen al día a los miembros del equipo de todos los cambios de forma automática: "quién hizo qué, cuándo y dónde".
• Crear equipos virtuales formados por colegas, socios y clientes con invitaciones de usuario y un sencillo control de permisos.
• Reutilización de las mejores prácticas. Obtener y reutilizar las mejores prácticas del proyecto, contenidos, personas y estructuras para impulsar nuevos proyectos.
• Panel de inicio personal. Paneles de inicio personales que permiten a los usuarios configurar y visualizar información del modo en que lo deseen.
• Panel de inicio del proyecto. Cada proyecto tiene un panel de inicio para ofrecer acceso a toda la información relativa al proyecto: actividades, miembros del equipo, calendario del proyecto, contenidos modificados y enlaces del proyecto.
• Calendarios del proyecto. Los calendarios del equipo capturan y comparten fechas clave del proyecto.
• Foros de discusión. Los miembros del equipo pueden utilizar foros de discusión en línea para plantear cuestiones, debatir temas y obtener conceptos que compartirán con otros miembros del equipo.
• Blogs del proyecto. Los miembros del equipo pueden elaborar blogs relativos al proyecto. Éstos pueden ser revisados por el equipo antes de ser publicados posteriormente en otro lugar.
• Wikis del proyecto. Pueden utilizarse páginas de una wiki para obtener conceptos e ideas.
• Listas de datos del proyecto. Los usuarios pueden crear y compartir listas de elementos. Estas listas se utilizan para obtener información tabular y se comparten entre los miembros del equipo, por lo que se puede prescindir del uso de hojas de cálculo como herramientas de gestión de listas.
• Etiquetado social. Los miembros del equipo tienen la posibilidad de etiquetar contenido social (documentos, blogs, páginas wiki, códigos de debate, etc.), lo cual permite una fácil navegación hacia el contenido.
• Lightbox de imágenes. Se utiliza para navegar rápidamente por las imágenes que se gestionan en cada proyecto.
Funcionalidades para TI
• Clientes de huella cero. Al adoptar interfaces de normas relativas al sector (es decir, CIFS, IMAP, el protocolo SharePoint, etc) Alfresco no precisa que los usuarios instalen software ni plugins en su PC local.
• Gran escalabilidad. Con una arquitectura que admite gran cantidad de usuarios, además de permitir la gestión de grandes volúmenes de contenido que derivan de enormes despliegues de la empresa.
• Agrupamiento. Un agrupamiento de fácil configuración permite a las empresas escalar en su implementación de Alfresco.
• Administración JMX. Se puede ejecutar una sencilla administración cambiando los ajustes de servidor por medio de las herramientas estándar de JMX sin necesidad de detener el servidor de Alfresco.
• Basado en normas. Alfresco se ha diseñado en base a las principales normas del sector, como REST, RSS, Atom publishing, JSON, OpenSearch, OpenSocial, OpenID, Web Services, JSR 168, JSR 170 nivel 2, MyFaces, CIFS, FTP, WebDAV, SQL, ODF y CMIS.
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