AMERiCA LEARNiNG MEDiA

Un especialista en desarrollo de proyectos tecnológicos para universidades y otras entidades educativas, destacó que, identificada una necesidad, se debe buscar una plataforma adecuada a cada organización, que sea escalable, permita un rápido ‘Time to Market’ y cuente con un buen soporte del proveedor.

(@americalearning) “Existen dos aspectos fundamentales a considerar para la selección efectiva de soluciones tecnológicas por parte de instituciones educativas”, señaló Matías Riva, Chief Executive Officer de TIVENOS una organización con base en la Ciudad de México y en Miami, que opera en todo el continente americano, proveyendo soluciones a instituciones educativas, desde el nivel K-12 hasta universidades o instituciones de educación superior.

“El primero y principal pasa por no perder de vista cual es la función primaria de las instituciones educativas, por lo cual será importante no perder el foco en el estudiante ya que es la piedra angular sobre la cual se deben construir los servicios. En este sentido, las soluciones tecnológicas deberán, en la medida de sus posibilidades, brindar soluciones que le permitan a sus estudiantes desarrollar una experiencia de alto nivel en el ámbito académico”, explicó el ejecutivo durante una entrevista mantenida con America Learning Media.

“El segundo aspecto tiene que ver más con el desarrollo de las organizaciones, ya sean con o sin fines de lucro. Aquí la tecnología juega un papel preponderante, ya que en conjunto con los procesos operacionales, se transforma en facilitador para alcanzar la estrategia de cada institución”, completó.

Para Matías Riva, el factor fundamental para la selección de cualquier solución tecnológica se basa en alinear la estrategia de IT a la estrategia de la institución. “Aunque parezca una obviedad, existen muchas ocasiones donde se decide la implementación de diferentes soluciones esperando que estas definan dicha estrategia”, aseguró.

Otro punto a tener en cuenta por parte del Chief Executive Officer de TIVENOS es que, no necesariamente lo costoso es bueno o lo económico es malo.

“Una vez que se tiene identificada la necesidad, se debe buscar una plataforma que sea escalable que permita un rápido ‘Time to Market’, que cumpla con los requerimientos gubernamentales del país donde este localizada la institución, y que cuente con el adecuado soporte por parte del proveedor”, declaró Riva.

“Es recomendable definir adecuadamente cuál o cuáles serán los sistemas que soportarán cada uno de los procesos de la institución, teniendo presente que existen plataformas particulares para cada proceso como ser: CRMs, LMSs, SISs, Portales, Backoffice (Payroll, Finanzas), y Recursos Humanos entre otros. Esto permitirá disminuir o eliminar necesidades de adecuación (desarrollo, modificación de procesos, reglas, etc.), optimizando los tiempos de implantación de los mismos”, recomendó el CEO de TIVENOS, empresa conformada por un grupo de ejecutivos con más de 20 años de experiencia en las áreas Académicas, Marketing, Tecnología, Operaciones, Servicios y Finanzas de grandes corporaciones e industrias.

“En TIVENOS confiamos en que los procesos y la tecnología actúan como facilitadores para que las instituciones educativas puedan alcanzar los objetivos de sus estudiantes, convirtiéndose en el principal motor de crecimiento de ellas mismas, de sus estudiantes, y de los países a las cuales ellas pertenecen”, manifestó Riva durante la entrevista.

¿Cuáles son las plataformas que recomendaría para mejorar el aprendizaje y el servicio a los estudiantes?

Matías Riva: En TIVENOS no tenemos una especial preferencia por alguna plataforma en particular, nuestra experiencia nos ha enseñado a que no existe una única plataforma que permita cubrir el 100% de las necesidades que tiene una organización. Todas las organizaciones son diferentes, y lo que puede ser bueno para una, puede no serlo para otra.

Lo que si podemos mencionar es que el crecimiento de los LMS’s (Learning Management System) han propiciado un ambiente fundamental para el autoaprendizaje o aprendizaje en línea de los estudiantes, eliminando barreras geográficas y brindando excelentes herramientas para el estudio. Por otro lado, los Sistemas de Administración Escolar (“SIS – Student Information System”) los cuales permiten llevar un correcto registro académico y financiero de los estudiantes acompañados por plataformas de CRM (“Customer Relationship Management”) para facilitar los procesos de captación y posterior atención de los estudiantes son primordiales.

Aunque esta de mas decirlo, el estudiante desea ir a la institución educativa a estudiar, a vivir el campus de la universidad y compartir experiencias con su grupo social y no a cumplir con requerimientos administrativos. Por lo tanto cuando un estudiante debe hacer largas filas para poder inscribirse, solicitar un certificado/acta o en el caso de las instituciones privadas pagar es donde los sistemas de Autoservicio y en particular mediante internet (disponibles en Tablets, PC o Smartphones) se tornan indispensables mas que necesarios.

Nuestra participación en la selección de diferentes plataformas en más de 40 instituciones, localizadas en más de 10 países, nos indica que la “formula” que mejor resultados nos arroja es la realización de talleres de trabajo donde mediante la utilización de metodologías probadas y comprobadas, se recopilan cuales son las necesidades de cada área de la institución para posteriormente colocarlo en un documento el cual se denomina comúnmente RFI (Request for Information), el cual es enviado a los proveedores y sus posteriores respuestas son ponderadas, para por ultimo tomar realizar una prueba de concepto antes de tomar la decisión final.

¿Cómo están cambiando los métodos de aprendizaje a partir de la creciente incorporación de soluciones tecnológicas al proceso educativo?

Resulta una obviedad decir que el avance de la tecnología ha cambiado nuestra forma de vida a como la conocíamos, en este sentido nuestra forma de aprender no resulta ser una excepción. Por citar un caso, podemos ver que en las salas de clases actuales, la tecnología está permitiendo la interacción entre los estudiantes y el docente de una forma más fluida.

La creciente incorporación de nuevas tecnologías como las tablets, smartphones, eTextbooks, sistemas de realidad virtual, etc., aunados a las mejoras en las velocidades vs costos que hoy en día ofrecen los proveedores de internet, son parte de los principales factores que están facilitando la implementación de nuevos modelos educativos. Ya no existen los maestros que “lo sabían todo”, hoy la información está al alcance de la mano de quien la quiera. Entonces, ¿cuál será el papel de los docentes en el futuro?, la respuesta tiene que ver más con ser un facilitador de la información (contenido) para sus estudiante, acompañando, claro está, en el proceso de asimilación de la misma. En resumen, hoy día cada vez más nuestros estudiantes van a aprender y reafirmar sus conocimientos más que a que le “enseñen”.

Como ejemplo se pueden mencionar a los sistemas eLearning (LMS), los cuales están permitiendo que los estudiantes puedan acceder a capacitaciones puntuales (Educación continua) o carreras de grado 100% online. Entre de las soluciones mas conocidas están “Coursera” (www.coursera.org) y “EDX” (www.edx.org), las cuales permiten acceder a contenido de algunas de las mejores universidades del mundo sin costo alguno.

Otro punto donde la tecnología se esta convirtiendo en un facilitador se trata de una realidad que hoy forma parte del día a día de los estudiantes y estamos hablando de las redes sociales, estas aplicadas al aprendizaje, donde dan la posibilidad de formar grupos para compartir experiencias a nivel global mediante el uso de Blogs, Wikis, etc. en el cual estudiantes de distintas partes del mundo colaboran en una investigación, comparten experiencias, etc. es sin duda uno de los pilares fundamentales que continuaran apoyando los nuevos retos de los profesores y universidades.

¿Qué necesidades deben cubrir actualmente las universidades en materia tecnológica?

Como hemos mencionado anteriormente, las estrategias que definan las universidades, marcarán cuáles serán sus necesidades en materia tecnológica. Existen dos aspectos fundamentales para describir o mencionar cuales son las necesidades que deben cubrir actualmente las universidades en materia tecnológica. La primera está orientada en cómo responder a las demandas puntuales de nuestros estudiantes, las cuales se basan principalmente en:

• Brindar acceso a internet en sus Campus o Sedes. La disponibilidad y la velocidad de acceso a contenidos ya dejó de ser un deseable, transformándose en algo indispensable para los estudiantes.
• Mejora en la calidad de servicios de atención y de aprendizaje.

El segundo aspecto está relacionado a las necesidades que deben cubrir las universidades para ser más eficientes y eficaces en sus procesos internos procurando obtener una reducción en sus costos, sin afectar la calidad de los servicios. En este sentido las principales necesidades están definidas por:

• Implementar plataformas que soporten y agilicen los procesos de Admisión, Captación y Fidelización.
• Migración de plataformas On Premise hacia un esquema On Cloud, lo cual permiten una escalabilidad a bajo costos y reducir el “Time to Market”.
• Implementación de Sistemas de Alertas Tempranas de Deserción Estudiantil.

Para atender a las necesidades anteriores, es importante evaluar y determinar con que se cuenta actualmente para luego tomar la decisión de reemplazar o mejorar las plataformas de los Sistemas de Administración Escolar o SIS (“Student information System”), CRM (Customer Relationship Management) y LMS (Learning Management system), si así se requiere.

¿Qué aspectos deben ser considerados para definir e implementar estrategias de IT para universidades?

No creo que existan diferencias sustanciales dependiendo de los niveles educativos, la formula resulta similar. En mi opinión, lo que cambia es el vehículo sobre la cual se apoyará la estrategia, es decir, las plataformas que sustentan dicha estrategia.

Para definir la estrategia de IT es importante entender donde se encuentra, con que se cuenta y hacia donde se quiere ir. Para ello es muy importante comenzar con un levantamiento de información sobre el cual se construirá el camino hacia el objetivo que se defina. Quizás suena a obviedad lo anteriormente mencionado, pero es necesario contar con un “expertise” (conocimiento, habilidad y experiencia) muy particular para realizar talleres de trabajo donde se logra recopilar cuales son las expectativas y necesidades de cada departamento o área y esto traducirlo a la posterior estrategia de IT para el corto, mediano y largo plazo de la institución.

Existen aspectos fundamentales sobre los cuales se deben sustentar estas estrategias, principalmente entender las necesidades del estudiante, para poder ofrecer a la institución, soluciones de vanguardia e innovadoras. Por otro lado, es necesario conocer cuáles son los objetivos planteados en dicha institución, para asegurar que estos sean alcanzados.

¿Cuáles son los principales criterios para la selección de proveedores tecnológicos que tienen en cuenta las instituciones educativas en la actualidad, antes de proceder a una contratación?

El mundo de educación es sumamente complejo, posiblemente más complejo que cualquier otra industria. Las instituciones educativas buscan socios estratégicos que entiendan dicha complejidad entre lo operacional y lo académico, y puedan implementar soluciones que mejoren el servicio al estudiante, y ayuden a incrementar la calidad académica.

Lo más importante en un proyecto tecnológico, y aunque suene extraño, no es la tecnología sino la gente, las personas, el equipo de trabajo que implementará dichas soluciones. Aquellas instituciones que están avanzadas en la implementación de tecnologías lo entienden y buscan socios estratégicos en lugar de proveedores.

En síntesis, lo que buscan las instituciones educativas antes de proceder a una contratación, es que entiendan sus necesidades, tengan experiencia en el sector educativo, le ofrezcan servicios de calidad y vanguardia.

¿Nos podría compartir las características de algunos proyectos que hayan desarrollado desde TIVENOS, en relación a la incorporación de soluciones tecnológicas en instituciones educativas?

Aunque no podemos mencionar las instituciones por confidencialidad de información, estos son algunos de los proyectos que hemos desarrollado:

• Talleres de trabajo (“Workshops”), donde mediante consultores expertos nos convertimos en facilitadores para la construcción de la estrategia y táctica entre las áreas operativas de la institución y el área de tecnología.
• Análisis, selección y posterior implementación de plataformas de Sistemas de Administración Escolar o SIS (“Student Information System” por sus siglas en ingles), para mas de 30 universidades en Latino América.
• Facilitar la incorporación de mejores practicas en los procesos de captación, admisión y posterior fidelización de los estudiantes mediante la implementación de plataformas de CRM.
• Implementación de servicios de educación en línea a las instituciones a través de sistemas LMS.
• Mediante el diseño e implementación del Centro de servicios compartidos o Shared Service Center, lograr crear eficiencias económicas y operativas sustanciales mientras se mejoran los tiempos y calidad de los servicios.
• Diseño, construcción e implementación de herramientas para la alerta temprana y evitar la deserción estudiantil.
• Participación en procesos de due diligence, adquisición y posterior integración de instituciones educativas.
• Implementación de portales para brindar autoservicio a los estudiantes, acompañado por plataformas para mobile.
• Virtualización de Laboratorios, esta tecnología ofrece la posibilidad de administrar y disponibilizar de forma eficaz y eficiente el software que cada institución requiere para los estudiantes ya sea porque traigan su propio dispositivo (“Bring Your Own Device” – BYOD), o administrando los equipos de la institución.

Agosto 2014