Casos de estudio
Casos de integración de e-learning con sistemas de administración

Abordamos más de 20 implementaciones en universidades y empresas, desde el relato de profesionales que participaron de cada proyecto. Banco Macro, Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo, UTN - Argentina, Universidad Técnica Federico Santa María, UNAM y Hytecsa, entre otros.

 

(@americalearning) La creciente tendencia a integrar los sistemas de gestión de aprendizaje con otros software de administración y gestión utilizados por universidades y empresas, está requiriendo que los proveedores de soluciones tecnológicas y los responsables de tecnología de las organizaciones estén preparados y con alternativas de respuesta necesarias para cubrir las necesidades y requerimientos específicos. La capacidad para integrar los LMS disponibles en el mercado con otros sistemas de gestión empresarial o universitaria, será clave durante los próximos meses.

 

Veamos algunos casos concretos, explicados sintéticamente por quienes los han implementado o participado activamente durante el desarrollo de cada proyecto:

 

Miguel Morales, director del Área de e-Learning de la Universidad Galileo: En nuestra universidad, la plataforma está integrada con el sistema de informática (gestión de clases, docentes, usuarios, etc), el cual tiene integrado el sistema de RRHH (creación de fichas de personal) y el sistema financiero (gestión de pagos). También integramos con servicios externos, por ejemplo, VISA, MasterCard, utilizando este mecanismo para realizar los pagos en línea. Es decir, un estudiante se inscribe en su unidad académica y listo!!! El sistema de informática autentica la información, la complementa con la información del sistema de RRHH y Financiero; para luego reflejar en la plataforma educativa, saldos (que posteriormente puede pagarlos con tarjeta de crédito) y cursos asignados. Esta integración posteriormente permite realizar consulta sobre notas anteriores (cada estudiante tiene un perfil con su reporte de notas durante toda su carrera) y realizar futuras asignaciones.

 

Gabriel Kulevicius, director de Tecnología de e-ABC Learning:

En Banco Macro de Argentina, integramos una versión de Moodle con el sistema Meta4 de RRHH. Esta integración se realizó a través de una base de datos SQLServer, y diariamente alimenta al sistema de RRHH con los resultados de capacitación de los empleados. Asimismo la autenticación de usuarios se valida contra diferentes repositorios internos por medio de usuarios, dependiento el área de trabajo del usuario.

En el Centro de e-Learning de la Secretaría de Cultura y Extensión Universitaria de la Facultad Regional Buenos Aires - Universidad Tecnológica Nacional (UTN), que cuenta con un sistema administrativo para organizar los datos de usuarios, matriculas, carreras, etc; y en paralelo utiliza la plataforma Moodle, para la gestión de cursos y el desarrollo de la experiencia virtual de aprendizaje por parte de sus alumnos; resolvimos una necesidad de integración de ambas soluciones, para disminuir la carga de trabajo y de errores que implica hacer prácticamente lo mismo en dos sistemas.

En Aeropuertos Argentina 2000 se integró Joomla con Moodle.

Otras plataformas también las hemos integrado en su validación de usuarios con Active Directory a través de LDAP o autenticación CAS (CARDIFF, Universidad FASTA, Universidad Torcuato di Tella) o con sistemas de videoconferencia como el Adobe Connect.

Más allá de lo técnico, es importante para e-ABC Learning transmitir nuestra experiencia en este tipo de casos, a fin de mejorar la implementación del cliente, ya que las integraciones de sistemas deben considerarse en el sentido de maduración de los mismos en el tiempo, y en el crecimiento del volumen de información para los años siguientes.

 

José Marcos Cardozo Horcasitas, administrador Blackboard y Red Institucional de Videoconferencia en la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo (UAEH, México):

Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo: cuenta con la aplicación de Blackboard llamada Snapshot que nos permite trabajar en conjunto con el sistema de de control escolar de la UAEH en la alimentación de datos a nuestro LMS (Blackboard) y su creación e inscripción en los cursos de manera presencial o virtual. Se está trabajando en integrar el Centro de Calificaciones (Grade Center) de nuestra plataforma, con el sistema de Actas, que permitirá alimentar ambos sistemas de manera sencilla (primera etapa del proyecto). En cuestión de materiales, se trabaja de manera conjunta con Blackboard y nuestro servidor de Streaming (Flash Media Server), lo cual nos provee de recursos en video y audio para los espacios solicitados en dicha plataforma, así como un CMS que contiene nuestros Objetos de Aprendizaje, los cuales pueden ser utilizados dentro de Blackboard para utilización en las clases tanto presenciales como virtuales.

Tecnológico de Monterrey (México): ellos llevan una excelente integración de sus sistemas de control escolar con la plataforma de gestión de aprendizaje Blackboard y Blackboard Mobile, en todas sus áreas escolares.

 

Gustavo Anabalón, director de la Dirección de Tecnologías de Información de la Universidad Técnica Federico Santa María (Valparaíso, Chile): Actualmente en la Universidad Técnica Federico Santa María, concluimos un proceso de integración de los sistemas de administración estudiantil con la herramienta de e-learning basada en Moodle llamada AULA. De esta manera, la herramienta de apoyo a la cátedra se administra sola en todo lo que se refiere a la situación académica y sincronización de cursos de cada carrera.

 

José Antonio Gutiérrez Hernández, director de Tecnología de Universidad Mexicana en Línea (UMeL). Puedo comentar dos casos:

1. UMeL: cuando se inició la universidad, se decidió que la plataforma de administración (LMS) sería SumTotal, sin embargo esta plataforma solamente administra el proceso de inscripción, asignación de actividades, gestión de alumnos y lanzamiento de objetos SCORM, pero no controlaba los procesos de enseñanza-aprendizaje, por lo que optamos por realizar un sistema interno de control escolar. Así, desarrollamos 24 sub módulos que complementan el LMS de SumTotal. Actualmente tenemos 3 años trabajando de esta forma y logramos insertar de manera “nativa” en la plataforma, nuestro módulo de control escolar. La estabilidad lograda, y la integración y optimización de resultados, se potenció de manera importante y podemos convivir dentro de nuestra plataforma UMeL: alumnos, tutores, coordinadores académicos, administradores y, en general, toda la comunidad, de manera natural.

2. Integración del portal de capacitación del servicio profesional de carrera en la Administración Pública Federal en México (@campus México www.campusmexico.gob.mx) y el portal de Recursos Humanos del Gobierno Federal Mexicano RHNet (www.rhnet.gob.mx). La integración se realizó para 50,000 usuarios que se vincularon al sistema de administración de RRHH del Gobierno Mexicano. El sistema @campus México fue un desarrollo propio realizado con tecnología .Net y el administrador de RRHH del Gobierno Federal administrado por Meta 4, la migración duró aproximadamente 6 meses y resulto un éxito. Al integrar el sistema de administración de la capacitación al sistema de administración de RRHH se facilita la planificación y gestión general de los cursos y el desarrollo de los programas se llevan a cabo con un total control de los costos del proceso integral.

 

Max De Mendizábal, director de Tecnologías de la Información de la Coordinación de Universidad Abierta y Educación a Distancia de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM): En la Universidad Nacional Autónoma de México se tienen completamente integrados los servicios escolares de todas las Escuelas y Facultades de la Universidad con la complejidad que ello implica, puesto que cada una de estas entidades tienen formas de organización distintas.

 

David Alfaro Lemus, director de e-Learning de AquaInteractive: En México se implementó un programa de capacitación online a nivel del gobierno federal conocido como “@campus México”, que obligó a los proveedores de cursos online, a sincronizar los resultados del progreso de estudio de los participantes a un sistema RHNET. Lo que promovió el desarrollo de tecnología para sincronizar datos de bases de datos en horarios no críticos de uso. Experiencias que sirven de base para la instalación de otros modelos educativos en pequeñas escalas.

 

Marcos Fontela, director de AXG Tecnonexo: La inmensa mayoría de nuestros clientes corporativos actualmente requieren de integración. Por ejemplo:

Claro (integración con SAP y otros sistemas de gestión)

Aerolíneas Argentinas (integración con Meta4)

Fybeca (integración con sistemas de RRHH y con sistema de gestión por competencias).

 

Toni Ramos, director de Operaciones de Eureca Media (Grupo UOC): Somos una empresa que trabaja sobre proyectos a medida, por lo que es casi una obligación realizar el desarrollo de la plataforma de gestión del aprendizaje integrándola en sus propios sistemas.

En nuestra experiencia, nos hemos encontrado con un poco de todo, tanto empresas que sólo requerían de una exportación sencilla del resultado del alumno (Apto/No apto), porque simplemente necesitaban garantizar que los trabajadores realizaran un curso de prevención y riesgos laborales (a lo que les obligaba la legislación); hasta organizaciones que disponen de aplicaciones de gestión de los recursos humanos como Meta4.

Uno de los últimos proyectos, se ha desarrollado para una empresa del sector de la construcción. En este caso disponen de Meta4 y controlan las competencias que se requieren para cada puesto de trabajo. Lo primero fue conocer a su responsable de sistemas para obtener permisos de acceso a sus bases de datos, tener información de la configuración del sistema y mantener una comunicación fluida para comentar los avances. En paralelo, trabajamos en la primera fase de consultoría para determinar qué información era relevante para la empresa, ya que se pretendía asociar los objetivos de cada curso a competencias concretas, de forma que al cargar la ficha técnica del trabajador constaran automáticamente las competencias adquiridas a través de la formación.

Un caso relacionado, pero explotando las bases de datos de productos en lugar de los datos de las personas fue el proyecto realizado para Hytecsa, una empresa del sector de la climatización, que disponía de un ERP que gestionaba la cartera de multiproducto. El reto en este caso fue crear un entorno de simulación, en el cual, a partir de la selección de los elementos de cada proyecto o aparato de climatización a medida, se pudiera obtener como resultado la máquina que satisficiera las necesidades de cada cliente.

No cabe decir que el proyecto se convirtió en una potente aplicación que servía a los comerciales para formarse y, posteriormente, para informar a sus clientes sobre el producto adecuado. La ventaja era que se trabajaba con información real de sus propias bases de datos, pero en un entorno seguro donde podían hacer prácticas sin miedo a equivocarse.

 

Jorge López Sandino, profesional especialista en e-learnirng de Ayesa Advanced Technologies co-fundador de OjúLearning: Desde mis comienzos en el sector del e-learning, siempre he estado involucrado en mayor o menor medida en proyectos de LMS integrados con otros sistemas. Entre todas las experiencias, sobresaldrían las tres siguientes:

Proyecto  SIS - Administración Pública Española, para gestionar la formación de más de 15000 usuarios. Este portal de gestión de la formación disponía de interfaces basados en el estándar  IMS Enterprise para integrarse con algunos de los principales LMS del mercado, como WebCT 4.1, Blackboard CE8, Blackboard LS 8, y Moodle 1.X, y 2.X. Permitía acompañar la gestión en cada una de sus fases de la impartición de una acción formativa, desde el diseño del plan de formación, difusión, recepción de solicitudes, validación e inscripciones por los gestores de formación, comunicación de las inscripciones, alta en el LMS de las acciones formativas y de los usuarios, recepción de la finalización de la formación, emisión de informes y explotación de datos vía consultas e informes

Proyecto SIS para Empresa Energéticas: para gestionar el reciclaje profesional a más de 4000 usuarios con alto nivel de rotación.  Permitía diseñar itinerarios formativos, acceso a documentación, envío de mailings  y boletines atendiendo al departamento y/o división a la que perteneciera el usuario. Además de disponer de diferentes niveles de gestión y acceso a la información, estaba integrado mediante interfaces con el LMS Blackboard Learn 9.1  así como con SAP.

Proyecto de  implementación de un ROA (Repositorio de Objetos de Aprendizaje) integrado con Blackboard CE 8 y Learn 9.1 para una Universidad española. Disposición a la comunidad universitaria de un banco de recursos educativos perfectamente organizados y fácilmente accesibles, integrado en el LMS, y con herramientas de gestión colaborativas que permiten a sus usuarios no sólo obtener los contenidos, sino aportar los propios con todas las garantías de calidad exigibles.

 

 

(c) America Learning Media

Fecha publicación: 16 de mayo de 2013