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| Claves para integrar el e-learning con sistemas de administración |
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(@americalearning) América Latina está avanzando hacia la integración de sistemas de e-learning con los software de administración y gestión habitualmente utilizados por las universidades y empresas. En esta línea, una encuesta realizada por el portal Learning & Performance Brasil reveló que el 76% de las organizaciones considera que integrar los sistemas de gestión de aprendizaje con otros software es muy importante.
A partir de la fuerza que está tomando esta tendencia, decidimos consultar a 12 especialistas de varios países iberoamericanos, tanto a proveedores de soluciones, como a organizaciones que han implementando este tipo de proyectos, para tener claro hacia donde se está moviendo la demanda de respuestas concretas frente a una problemática cada vez más compleja.
La cobertura especial de integración en e-learning, desarrollada en la edición nº20 de America Learning Media, comprende la presente nota de análisis de tendencia y tres artículos complementarios sobre el impacto de la integración de plataformas de formación virtual con sistemas de administración en universidades y empresas, y un abordaje de proyectos concretos implementados en universidades y empresas.
¿Por qué integrar?
Por su parte, Gustavo Anabalón, director de la Dirección de Tecnologías de Información de la Universidad Técnica Federico Santa María (Valparaíso, Chile) apunta que lo esencial en cualquier organización es proveer servicios confiables y de calidad. “Generalmente estos servicios se basan en la oportunidad del dato y en la menor intervención humana en procesos que no agregan valor para la organización. Como consecuencia, en muchas ocasiones se traduce también en reducción de costos y aumento de capacidad de brindar el servicio. Además, existe lo que llamo el aumento inconsciente de la exigencia, pues una vez levantado un servicio, para el usuario le resulta inaceptable que este falle en el futuro, al contrario él esperará que existan cada vez más servicios académicos u administrativos que faciliten su labor. Si no se cuenta con un sistema integrado, es difícil y costoso seguir sumando y administrando nuevos servicios”, advierte.
Marcos Fontela, director de AXG Tecnonexo, considera que la gestión de las personas es una sola. “Planificar centralmente para luego administrar separadamente es un camino complejo; por ello, nada mejor que la administración única y centralizada”, asegura.
Mientras que José Antonio Gutiérrez Hernández, director de Tecnología de Universidad Mexicana en Línea (UMeL), remarca que en una organización, la integración permite optimizar costos ya que la administración se realiza de manera integral. “La relación de capacitación, nómina, evaluación de desempeño, entre otras, permite eliminar el ‘gap’ que normalmente existe entre los procesos de capacitación y formación, y los objetivos organizacionales y personales que marca la propia empresa”, destaca.
En tanto, , director del Área de e-Learning de la Universidad Galileo, opina que este tipo de proyectos mejoran mucho la experiencia del usuario final, agregando valor al proceso de gestión académica.
En esta línea, José Marcos Cardozo Horcasitas, administrador Blackboard y Administrador Red Institucional de Videoconferencia en la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo (UAEH, México), resalta que la implementación de diversos sistemas que apoyan a la administración universitaria, puede generar problemáticas para todos los integrantes de la comunidad académica, técnica y administrativa de cada universidad, incluidos los estudiantes. “La idea de trabajar en un mismo canal, ayudaría en todos los aspectos. Es decir, facilitaría al personal administrativo y administradores de sistemas, la alimentación y administración de datos escolares y alumnado, a los docentes en el manejo ágil de recursos para sus clases y a los alumnos en que todo lo manejarían con un solo usuario y password; lo cual hará más sencillo para ellos el uso de los sistemas, y daría como resultado la mejor aceptación, la conformidad en el uso, una mejor administración, reduciría tiempos en alimentación de los mismos... Es importante prever dicha integración ya que en un inicio pude funcionar todo de excelente manera, pero al correr de tiempo y con creciente generación de información, será necesario trabajar de manera conjunta entre sistemas”, indica.
Un criterio que también encuentra eco en David Alfaro Lemus, director de e-Learning de AquaInteractive, quien sugiere la implementación de este tipo de proyectos, con la finalidad de tener un control centralizado de la información de los participantes, sin la necesidad de tener un MACROSISTEMA que tenga todo. Pueden coexistir plataformas especializadas en sus funciones, pero sincronizando los datos claves de un sistema a otro”, explica.
• Evitar duplicidades de la información, tanto en la captación de los datos de los usuarios como en el feed-back y resultados finales. • Evitar errores en el traspaso de información. • Disponer de los datos actualizados al instante. • Facilitar la información, al mismo tiempo, a los diferentes implicados (gestión o administración, formación, recursos humanos, trabajadores, etc.). Evidentemente habría que segmentar la información por perfiles; por ejemplo, recursos humanos debería tener acceso a toda la información de todos los trabajadores, mientras que un empleado sólo puede tener acceso a la suya propia.
Al tiempo que Jorge López Sandino, profesional especialista en e-learnirng de Ayesa Advanced Technologies y co-fundador de OjúLearning, identifica los siguientes beneficios que proporcionaría implementar la integración de un LMS con otros sistemas: • Ayudar a definir la lógica del negocio, procedimientos, roles y privilegios de los usuarios. • Mejor gestión, reutilización, control y seguridad de acceso a la información • Mejora del mantenimiento, acceso, explotación, redundancia e inconsistencia de la información. • Mayor flexibilidad y adaptabilidad a los cambios, tendencias, y requerimientos futuros. • El delegar las funcionalidades en sistemas especializados permite la reducción de costes y esfuerzos. • Mejora de la usabilidad del usuario, gracias a un acceso una solución única e integrada.
En opinión de Pablo Raganato, director Ejecutivo de e-ABC Learning, “claramente hay una tendencia hacia la integración, que se está generalizando en las organizaciones, y para la que los proveedores de soluciones de e-learning tenemos que estar preparados, y con las alternativas de respuesta necesarias para cubrir las necesidades y requerimientos específicos de cada organización. Nuestra capacidad para integrar los distintos LMS disponibles en el mercado -tanto open source como propietarios- con los diversos sistemas de gestión empresarial, nos permite ofrecer a las compañías un valor agregado de máxima consideración en la actualidad. Prueba de ello son las experiencias que estamos desarrollando con clientes como Banco Macro (integración de Moodle con múltiples MS Active Directory y META4), la Facultad Regional Buenos Aires de la Universidad Tecnológica Nacional (integración del Sistema de Gestión del Centro de e-Learning de la Secretaría de Cultura y Extensión Universitaria con su campus virtual), y Aeropuertos Argentina 2000 (integración de Joomla con Moodle), entre otros casos”, describe el ejecutivo.
¿Centralizar la gestión de usuarios y cursos, evitando inconsistencia de datos entre sistemas, es una problemática común en la actualidad?
Para el caso de las organizaciones maduras, la forma de enfrentar los proyectos con apoyo tecnológico, subyace en los mismos términos de referencia de cualquier implementación, donde el registro de usuarios o privilegios se considera simplemente como la integración a un servicio ya disponible, facilitando en gran medida el proceso administrativo.
José Antonio Gutiérrez Hernández, director de Tecnología de Universidad Mexicana en Línea (UMeL): Cada vez menos. Las áreas de tecnología educativa, hemos entendido el modelo de gestión orientado a resultados. La vinculación entre las áreas académica y tecnológica es mucho mayor y la sinergia lograda produce los resultados deseados. Sin duda la centralización de usuarios y cursos (alumnos y asignaturas e-learning) es una necesidad básica en las universidades en línea, la unificación de resultados de formación, la evidencia electrónica, los reportes oficiales, así como la estadística en general, al poder integrarla en la misma base de datos, optimiza el tiempo de respuesta al alumno, intancia oficial o al usuario en general. En mi experiencia profesional, siempre busco esta integración para tener siempre ‘a la mano’ la información.
Gabriel Kulevicius, director de Tecnología de e-ABC Learning (Argentina): La inconsistencia de datos cuando se manejan diferentes sistemas para cubrir diferentes necesidades de los mismos usuarios, es un problema a resolver. La solución se relaciona directamente con el volumen de datos y la dinámica de la gestión. Si la plataforma LMS solo precisa cubrir necesidades de 100 usuarios que cambian anualmente, no resulta compleja la administración manual y no es normal que ocurran errores en esa gestión. Si en cambio, estamos administrando instituciones con más de 5000 usuarios, y los cambios de estado, datos de perfil, relaciones con los objetos de aprendizaje intervienen en una dinámica diaria, lo más recomendable es automatizar esa gestión y evitar problemas de inconsistencia de datos que luego no son solo difíciles de corregir, sino que mayormente son difíciles de detectar.
Max De Mendizábal, director de Tecnologías de la Información de la Coordinación de Universidad Abierta y Educación a Distancia de la UNAM (México): La centralización siempre ha sido un problema por las diversas formas de ver el mundo de cada uno de los actores involucrados en los desarrollos de macro sistemas. Sin embargo, siempre ha sido posible llegar a acuerdos y lograr esta integración final. Desde el punto de vista tecnológico, la centralización ya no representa ningún problema en la actualidad. Incluso se puede lograr algo más que la simple integración de la información a través de las técnicas ahora conocidas como Big Data, en donde es posible hacer análisis de toda la información dispersa en múltiples bases de datos, formatos e instituciones.
Daniel Wilner, director General SurLatam de élogos (Chile): En algunas instituciones educativas y empresas, todavía se gestiona artesanalmente la coordinación interna, teniendo sistemas específicos para cada departamento y conviviendo con procesos pesados para identificar y subsanar estas inconsistencias y asegurar la compatibilidad de los datos. Incluso en algunos casos estos controles resultan manuales. Lamentablemente siguen existiendo estos problemas en la actualidad.
Sin embargo, creo que en un mediano plazo, las plataformas educativas (LMS) en la nube será una excelente opción para que todos los sistemas de este tipo se integren de una forma más eficiente.
José Marcos Cardozo Horcasitas, administrador Blackboard y Administrador Red Institucional de Videoconferencia en la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo (UAEH, México): Hoy en día no debería ser una problemática, pero existe; lo cual lleva a ver a los sistemas como ineficientes o sin utilidad. El manejo de la información y la necesidad de eficiencia y eficacia en dicho manejo, hacen que los usuarios -al no ver consistencia de datos entre sistemas que se complementan- generen desconfianza y desanimo al utilizarlos, lo cual resta puntos para seguir trabajando con ellos. Por lo que es necesario hoy en día trabajar con los sistemas relacionados, que aunque muchas veces no es tan sencillo lograrlo, es recomendable vayan de la mano, ya que se fortalecen con el otro y dan un mejor servicio a los estudiantes, docentes y personal administrativo de las instituciones.
Marcos Fontela, director de AXG Tecnonexo (Argentina): Sí, hoy vemos que las implementaciones masivas de LMSs casi por defecto deben incluir una integración con los sistemas de administración. Una propuesta escalable y administrable debe incluir la integración de sistemas.
Toni Ramos, director de Operaciones de Eureca Media (Grupo UOC, España): No debería ser un problema, en realidad tendría que ser la solución. A la hora de plantear un proyecto de formación en una organización es importante conocer las necesidades de la misma. Desgraciadamente aún hay casos en los que la empresa no se plantea la formación con objetivos a largo plazo, ni como un sistema global que alcanza a todos los trabajadores. Si nos planteamos realizar un curso de forma aislada para un grupo reducido de trabajadores, probablemente no valga la pena pensar en la integración de sistemas, ya que el coste de la consultoría previa quizá supere el de la propia formación. Si lo que se pretende es establecer un plan de formación que dé respuesta global a las necesidades de desarrollo de la organización es recomendable la integración. Y como en cualquier desarrollo será aconsejable diseñar un buen plan de consultoría previo, y convencer a la organización de la importancia de contar con su ayuda para facilitar la integración de sistemas previa a la formación, tanto para la captación de datos de los participantes en la formación como para el posterior seguimiento y registro de resultados al cerrar el proceso.
Jorge López Sandino, profesional especialista en e-learnirng de Ayesa Advanced Technologies y co-fundador de OjúLearning (España): En el pasado si fue un problema, cuando se disponía de menor abanico de estándares y desarrollos de interfaces para la integración entre los sistemas. Afortunadamente hoy día, la mayoría de los principales LMS disponen de unos servicios web potentes, respetan los estándares educativos, e incluso algunos implementan protocolos avanzados como IMS LTI, que facilitan cada día más la integración entre los sistemas.
Recomendaciones para desarrollar proyectos exitosos
Gabriel Kulevicius (e-ABC Learning): Siempre en las integraciones hay que considerar la evolución de las aplicaciones y de la comunidad de usuarios en los años siguientes. Los desarrollos deben ser realizados lo más modular posible, conociendo de la mejor manera los dos sistemas a integrar. Esto permite luego mantener el soporte de actualización de versiones sin que sea problemático. Otra cuestión clave, es definir si las interacciones de sistemas deben se sincrónicas (que en el momento inmediato de realizada una modificación se refleje en el otro sistema) o si esto no hace falta; que junto con el análisis de volumen de datos intercambiados, definen los parámetros más importantes para la toma de decisiones.
Gustavo Anabalón (Universidad Técnica Federico Santa María): Los CIOs debemos velar porque la responsabilidad funcional sobre el dato debe ser una sola y el dato mismo tiene que estar disponible para todos los servicios que lo requieran. Por ejemplo, la unidades a cargo del proceso académico son las únicas validadas para el ingreso de la información de esa índole, pero a la vez, cualquier ente administrativo debe contar con los privilegios para poder consultar ese dato en caso de necesitarlo y de esta manera, realizar sus funciones de manera expedita. Otro elemento importante es la planificación y experiencia, pues existe un alto riesgo de tener que realizar más de una vez acciones administrativas, como consecuencia de problemas de integración- Esta situación es crítica si consideramos que impacta directamente en la confiabilidad del dato y en los costos.
Toni Ramos (Eureca Media, Grupo UOC): Para mí la principal recomendación es ganarse la confianza del cliente. Al final, quien compra algo es porque capta los beneficios del producto o servicio. Si le decimos al cliente que necesitamos acceder a su base de datos para evitarnos crear una nueva interpretará que pretendemos ahorrarnos un trabajo. En cambio, si el discurso se orienta a evitar errores en la manipulación de datos y en ahorrarle trabajo a él, ya que los datos de retorno quedarán registrados de forma automática en sus sistemas y no tendrá que asumir un coste adicional (en dinero o en horas de trabajo, seguramente su predisposición será otra. Pensemos que, en muchas ocasiones, los responsables de sistemas son reticentes a facilitar el acceso a consultores externos. Las razones pueden ser varias, a veces más fundamentadas como podría ser el caso de la seguridad en una entidad bancaria, otras por “miedo” a ser analizado o auditado por una persona ajena a la empresa o, simplemente, para ahorrarse un trabajo cuando está ya bastante ocupado. En este sentido tenemos que conseguir que sea el propio cliente quien provoque esa colaboración, él conoce mejor que nosotros los entresijos de su organización, las motivaciones de sus compañeros y, en definitiva, va a evitar que nos “quememos” en discusiones que van a entorpecer nuestro trabajo.
• Definir muy bien las competencias que debe tener cada sistema integrado en la solución, no redundando información y dejando claro la fuente de la información para cada funcionalidad. • Que sean modulares, en el sentido que puedan engancharse o quitarse a la solución global sin tener que tirar a la basura la solución general para cada nueva necesidad. Imaginemos que queremos cambiar el LMS, si tenemos una solución con interfaces adecuados, no debe porqué ser un drama para la solución. • Que sean integrables a partir de APIS, servicios web, y estándares. • Que los sistema permitan desarrollos que extiendan las funcionalidades del núcleo del sistema, que estén bien documentas y tengan por detrás una base de información sólida y una comunidad y /o soporte convincente.
Daniel Wilner (élogos): En todas las implementaciones es importante contar con un sponsor de alto nivel para el proyecto, el involucramiento real del equipo del área de formación, del equipo de sistemas y de interlocutores en otras áreas involucradas en el alcance del proyecto. Deben estar empoderados los jefes de proyecto de cada área para ir tomando las decisiones necesarias que surjan a lo largo del proyecto. Debe existir una buena planificación, un control y seguimiento de costos y un control de calidad en cada etapa del proyecto. Es importante que estén diseñadas y se realicen todas las pruebas de funcionalidad y performance y contar con un ambiente de desarrollo diferente al de producción.
Son muchas las veces que nos hemos encontrado con dificultades para avanzar por falta de priorización del LMS. Como en todo proyecto donde hay prioridades que compiten por un mismo recurso, se debe buscar el apoyo de algún área con capacidad de influir sobre los planes de trabajo del equipo adecuado. Y se debe planificar con conciencia de los tiempos disponibles por parte de este equipo. Otra recomendación muy fuerte es la de saber bien qué es lo que se espera de la integración antes de convocar al administrador del sistema legacy. Es muy común llamarlos en forma extemporánea, como esperando que ellos determinen su propio plan de trabajo, aún antes de definir con el proveedor del LMS cuáles serán las interfaces que se requerirán o qué información deberá fluir entre uno y otro sistema.
Miguel Morales (Universidad Galileo): Definir procesos claros de integración, crear rutinas de verificación durante todos los procesos, optimizar los mismos.
David Alfaro Lemus (AquaInteractive): Realizar una adecuada planeación de los formatos tecnológicos y pedagógicos que supone la capacitación online respecto de los indicadores de desempeño resultado de la capacitación.
José Antonio Gutiérrez Hernández (Universidad Mexicana en Línea - UMeL): La recomendación que les podría hacer es que busquen una alternativa de integración que logre trabajar de manera “nativa” con la plataforma base. Entre menos dependamos de bases de datos diferentes, podemos optimizar la integración y obviamente los datos. En la Universidad UMeL, trabajamos con el LMS de SumTotal y desarrollamos un sistema de control escolar basado en el mismo lenguaje de programación para poder incrustarlo en el código fuente, en este caso la programación del módulo de control escolar fue en .Net
• Uno de ellos debe ser uno de los sistemas de gestión del aprendizaje, como Moodle, Dokeos, Chamilo, eFront, ATutor, Mahara, Joomla o Drupal (en e-ABC Learning conocemos, implementamos e integramos a todos ellos, e inclusive también a otros sistemas php + mysql). • El otro sistema a integrar con el LMS que corresponda, debe cumplir una de las condiciones siguientes: - Ser un sistema de código abierto en PHP - Que posea un régimen de propiedad en la que se tenga acceso completo al código PHP y base de datos. - Ser un sistema comercial, en cualquier lenguaje de programación, con una interfaz conocida, que permite la integración con otros sistemas. Esta interfaz tiene que estar muy bien documentada y el cliente deberá proporcionar esta información. En caso que los sistemas a integrarse no cumplan con alguna de estas condiciones, se deberán analizar, con el fin de determinar la viabilidad de la integración.
(c) America Learning Media Fecha publicación: 16 de mayo de 2013
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Expertos de México, Chile, Argentina, Guatemala y España, analizan la problemática de centralizar la gestión de usuarios y cursos, evitando inconsistencia de datos entre sistemas, y sugiriendo diferentes caminos para abordarla. Asimismo, realizan recomendaciones para desarrollar proyectos exitosos. ¿Por qué y para qué integrar? La visión de 
“Le recomendaría a una organización implementar un proyecto de integración de las plataformas de gestión de aprendizaje con otros sistemas de administración, principalmente para evitar la inconsistencia de datos. Pero muchas veces también se precisa tener feedback de la experiencia de los usuarios en el LMS, con datos que precisan ser reflejados en reportes del sistema de RRHH o almacenados para la toma de decisiones de sistemas académicos (por ejemplo, saber si un usuario aprobó una materia para ser luego habilitado en una correlativa). Las diferentes problemáticas de gestión institucional fuerzan las integraciones de datos”, señala Gabriel Kulevicius, director de Tecnología de 
Para Daniel Wilner, director General SurLatam de 
El director de Tecnologías de la Información de la 
Desde 
Gustavo Anabalón, director de la Dirección de Tecnologías de Información de la Universidad Técnica Federico Santa María (Valparaíso, Chile): En la mayor parte de las empresas o universidades, cuando la función del Chief Information Officer (CIO) no está internalizada por la organización, las iniciativas surgen como procesos independientes. y deben elaborar su propio modelo de administración de usuarios y privilegios.
Miguel Morales, director del Área de e-Learning de la Universidad Galileo (Guatemala): Considero que no!
David Alfaro Lemus, director de e-Learning de AquaInteractive (México): Tradicionalmente la gestión de usuarios se tiene en ERP, o sistemas de Recursos humanos, que no han sido preparados para administrar capacitación. Por lo que la necesidad de integrar la información que se tienen en los ERP (sap, peoplesoft, RHnet, etc) con un sistema de administración del aprendizaje se vuelve más importante, ya que la gestión de sistemas separados imposibilita la visión global para la toma de decisiones, evaluaciones de desempeño, planes de sucesión, entre otros.
Jorge López Sandino (Ayesa Advanced Technologies/ OjúLearning). Una solución única e integrada por varios sistemas requerirá las siguientes premisas:
Marcos Fontela (AXG Tecnonexo): Uno de los aspectos críticos es el de estructuración de equipos. Es importante entender que en este caso habrá dos equipos, uno del proveedor del LMS y otro de quienes manejan los sistemas legacy, y que las responsabilidades deben estar claras. Un error habitual consiste en creer que los administradores de sistemas legacy prestarán su colaboración "porque eso es lo que tienen que hacer". Es importante entender que estos equipos suelen estar sobredemandados desde antes de encarar estas integraciones, y que se requiere un activo involucramiento del referente interno del proyecto de LMS para que se le dé la debida prioridad al proyecto de integración.
José Marcos Cardozo Horcasitas (Universidad 
Pablo Raganato (e-ABC Learning): En cada proyecto de éstas características hay al menos 2 sistemas para integrar, y las condiciones para hacerlo son las siguientes: