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Detalles de un proyecto que responde a una problemática común en instituciones educativas medianas o grandes: centralizar la gestión de usuarios y cursos, evitando inconsistencia de datos entre sistemas.

(@americalearning) El 76% de las organizaciones considera muy importante integrar las plataformas de gestión de aprendizaje con otros sistemas de administración, mientras que el 24% lo considera importante. En ningún caso se quita relevancia a esta necesidad creciente. La tendencia se desprende de una encuesta realizada recientemente por el portal Learning & Performance Brasil.

En Argentina, ésta tendencia se está viendo reflejada en varios proyectos, en el ámbito corporativo y universitario, como es el caso de la Secretaría de Cultura y Extensión Universitaria de la Facultad Regional Buenos Aires - Universidad Tecnológica Nacional (UTN), que cuenta con un sistema administrativo para organizar los datos de usuarios, matriculas, carreras, etc; y en paralelo utiliza la plataforma Moodle, para la gestión de cursos y el desarrollo de la experiencia virtual de aprendizaje por parte de sus alumnos.

En este contexto, la necesidad de integración de ambas soluciones, para disminuir la carga de trabajo y de errores que implica hacer prácticamente lo mismo en dos sistemas, derivó en la contratación de e-ABC Learning, como empresa especializada y líder en este tipo de implementaciones y amplia trayectoria en América Latina.

“El proyecto consistió en que el Sistema de Gestión del Centro de e-Learning, de la Secretaría de Cultura y Extensión Universitaria de la Facultad Regional Buenos Aires de la UTN, lograra una fluida comunicación con nuestro campus virtual. En otras palabras, acompañar el modelo de integración de procesos, con la integración de los sistemas tecnológicos que los soportan”, describió Juan Acevedo Miño, director del Centro de Formación, Investigación y Desarrollo de Soluciones de e-Learning de la SCEU - Facultad Regional Buenos Aires – UTN.

“El centro se maneja con un ecosistema de sistemas informáticos, con un alto grado de integración: un ERP “Control Centro”, un CRM, un campus Virtual, un gestor de encuestas y un webcontent dinámico. El sistema de gestión “Control Centro” es el corazón del centro de e-learning, y un desarrollo propio, que ya tiene 11 años de mejoras diarias”, completó Acevedo Miño.

Según explicó Gabriel Kulevicius, director de Tecnología de e-ABC Learning, la integración comprendió la gestión de usuarios, cursos, creación de nuevas ediciones, matriculaciones a cursos, actualización de claves, habilitación de cursos, modificación de datos de perfil, bloqueo de usuarios, etc. El tiempo de ejecución fue de aproximadamente dos meses, desde el comienzo de la implementación hasta la puesta en producción.

“El proyecto desarrollado para la UTN responde a una problemática común en instituciones educativas medianas o grandes, que es la de centralizar la gestión de usuarios y cursos, evitando inconsistencia de datos entre sistemas (usuarios con datos diferentes, cursos definidos en forma diversa en cada sistema, etc)”, señaló Kulevicius, coordinador del proyecto por parte de e-ABC Learning.

“La UTN cuenta con un conocimiento profundo de las plataformas que se integraron, y esto les permitió precisar muy bien su necesidad, definiendo una serie de plantillas de cursos, que en Moodle se logran a partir de una copia de seguridad, y que son utilizadas al momento de dar de alta nuevos cursos desde webservices. De esta manera, los nuevos cursos no aparecen vacíos sino con material predefinido, lo que ayuda mucho a la consistencia de contenidos entre cursos, y a ordenar a los docentes en la gestión de los materiales”, comentó el director de Tecnología de e-ABC Learning.

“A partir de esta integración, desde el sistema interno de administración, y por medio de webservices (una tecnología segura para el intercambio de información entre sistemas en Internet), hoy la Facultad Regional Buenos Aires de la UTN, gestiona estos datos hacia Moodle”, agregó Kulevicius, destacando que el proyecto también involucró la asistencia en la actualización de Moodle.

Consultado sobre el impacto del proyecto, Juan Acevedo Miño, informó que del lado interno de la organización, la integración impacta en el trabajo de dos personas, mientras que del lado del alumno, se gestionan automáticamente entre 1.000 y 1.500 altas, bajas y modificaciones de datos de alumnos, en el campus virtual.

“La importancia que tiene este proyecto para el  centro de e-learning de la SCEU FRBA UTN, es que forma parte de un plan de integración de datos y de bases de datos, para iniciar procesos de Inteligencia de Negocios que nos permitan tomar mejores decisiones”, subrayó el director del Centro de Formación, Investigación y Desarrollo de Soluciones de e-Learning de la SCEU - Facultad Regional Buenos Aires – UTN.

“Elegimos a e-ABC como proveedor para este proyecto, porque es un actor con reconocida trayectoria y experiencia  en desarrollo y adaptación de Moodle”, destacó Acevedo Miño.

En tanto, Gabriel Kulevicius remarcó que para e-ABC Learning éste es un proyecto interesante en el objetivo de integración de sistemas. “Más allá de lo técnico, es importante para nosotros transmitir nuestra experiencia en este tipo de casos, a fin de mejorar la implementación del cliente, ya que las integraciones de sistemas deben considerarse en el sentido de maduración de los mismos en el tiempo, y en el crecimiento del volumen de información para los años siguientes”, apuntó.

Para el especialista, la mayor importancia de la integración de LMS/CMS/CLMS con los sistemas de gestión de una universidad reside en resolver inconvenientes relacionados a la gestión manual y también reducir tiempos de gestión. “Siempre hay que conocer el balance de cuando conviene automatizar la gestión o realizarla manualmente. En los casos de las universidades en particular, que son instituciones con gran volumen de cursos, usuarios y materiales, la automatización de la gestión  e integración de sistemas es altamente recomendada”, advirtió.

“El balance del proyecto con la UTN es más que positivo, se trabajó en conjunto con el equipo de la UTN como coordinadores, y con otro proveedor de UTN que les desarrolla el sistema de gestión. La sinergia de trabajo fue óptima y los inconvenientes presentados en el camino se resolvieron en tiempo y forma”, aseguró el director de Tecnología de e-ABC Learning.

Links de interés:

www.e-abclearning.com

www.sceu.frba.utn.edu.ar/e-learning